L'organizzazione l’educazione, il metodo, il comportamentale nell’utilizzo dei mezzi informatici è la base per poterne sfruttare le potenzialità per aumentare la produttività e rendimento, inutile utilizzare software costosi e super evoluti se alla base di tutto non c’è una adeguata educazione e organizzazione.
Una ottima organizzazione è alla base del successo dell’azienda.

Dal momento che ognuno di noi ha quotidianamente a che fare con l’organizzazione aziendale, questa finisce per essere gestita principalmente secondo una logica personale.

Si tende quindi a dimenticare quanto l’organizzazione aziendale sia una vera e propria disciplina ricca di teorie, tecniche e metodi applicativi, e di quanto il successo dell’organizzazione dipenda strettamente dall’esperienza di chi la struttura.

Oltre all'organizzazione, riveste un ruolo importante il software di gestione dei processi o software ERP.

Al contrario di quanto si potrebbe pensare, non è sufficiente acquistare il Software Erp per introdurre l'automazione in azienda. Prima di tutto dobbiamo preparare la nostra organizzazione a questo importante passo evolutivo e quindi condividere con tutta la squadra, quali sono gli obiettivi, le proprità, le regole, i flussi.
Se chiediamo all'ufficio amministrazione quale software acquistare? con ogni probabilità vi indicheranno un software molto simile a quello usato fino ad oggi o in precedenti esperienze lavorative. Gli utenti tendono a mantenere lo status quo del loro lavoro e difficilmente pensano a soluzioni completamente diverse da quelle conosciute fino ad oggi.

Preparare l'organizzazione al nuovo sistema di automazione richiede dunque un progetto iniziale e una strategia che la direzione aziendale dovrebbe curare con il coinvolgimento di tutta l'organizzazione.

Si tratta di un progetto collettivo, che riguarda tutti e che deve portare tutta l'organizzazione verso un preciso obiettivo: migliorare l'efficienza gestionale, ridurre i costi delle operazioni, disporre di informazioni attendibili nel momento giusto per prendere le decisioni migliori.

Con i sistemi di automazione si possono liberare spazi nuovi per nuove attività a valore. Pensiamo per esempio a cosa potrebbe fare l'ufficio amministrativo se riducesse i tempi delle attività del 40-50%. Avrebbero tempo per lavorare sulla parte analitica dei dati, aiutare la direzione a comprendere meglio l'andamento dell'azienda con elaborazioni statistiche, scoprire quali aree sono inefficienti, quali prodotti generano più marginalità, pianificare le risorse finanziare e misurare il raggiungimento degli obiettivi.
Anche in queste aree oggi è possibile fare molta automazione e migliorare in modo significativo le performance aziendali.

Il software CRM utilizzato nel Marketing può aiutare i venditori applicando regole automatiche per stimolare i clienti a fare acquisti.

Pensiamo per esempio all'automazione delle attività del personale di vendita che tramite le funzionalità CRM del sistema possono pianificarsi azioni automatiche di promemoria delle attività, regole di notifica al verificarsi di alcuni eventi del cliente: il tuo cliente non ordina il prodotto da oltre 60 giorni, l'offerta è scaduta devi chiamare, hai visitato questo cliente tempo fa e non hai più ricevuto una risposta, se visiti un cliente in questa zona geografica, considera che puoi visitare anche questi clienti nella stessa zona per ottimizzare i costi vi viaggio.

L'innovazione tecnologica sta modificando l'intera economia mondiale, oggi i consumatori dispongono di più informazioni dei venditori e possono accedere facilmente alle informazioni in tempo reale. Non si può competere nell'era dell'economia di Internet, utilizzando le regole e gli strumenti del passato. L'automazione è la via obbligatoria per le aziende di qualsiasi dimensione.

Posticipare questo importante passaggio evolutivo, significa perdita di competitività e rischio di uscita dal mercato

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